TÂCHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision de l’Adjoint au Directeur, le/la Chef de la Division des documents, des événements et de l’enregistrement est chargé(e) de diriger l’équipe responsable de l’organisation des manifestations du BDT et des services d’appui et fournit des avis spécialisés faisant autorité concernant toutes les responsabilités qui lui sont confiées, afin de produire les résultats attendus de la Division dans le respect des délais, des coûts et des normes de qualité établis et de favoriser un esprit de collaboration et de coopération dans le but d’obtenir des résultats.
Il/elle agit conformément aux règles et règlements de l’organisation et assume les responsabilités nécessaires à la bonne exécution des missions qui lui sont confiées, notamment celle de veiller à ce que la Division fournisse un appui efficace au BDT, y compris des services d’enregistrement, d’attribution de bourses et de contrôle des documents pour les réunions, conférences et manifestations de l’UIT-D et du BDT, ainsi que les services de rédaction, d’édition et de bonne conservation des documents et des rapports du BDT. À cette fin, la/le titulaire s’acquitte des tâches suivantes:

• Dirige l’équipe et lui donne des orientations stratégiques en ce qui concerne l’organisation et la coordination des activités du BDT liées à l’organisation de manifestations, conférences et réunions, ainsi que la rédaction et la correction des rapports de l’UIT-D et leur classement garantissant leur bonne conservation.
• Définit et fournit des avis spécialisés à l’Adjoint au Directeur sur les questions de fond, ainsi que sur les questions administratives et logistiques, que le Secrétariat doit traiter afin de préparer les manifestations, réunions et conférences de l’UIT-D, notamment l’étude de la structure appropriée, la mise à jour de la base de données des membres, l’élaboration des programmes et des plans de gestion du calendrier et l’établissement des tableaux d’effectifs, compte tenu de l’évaluation des besoins.
• Dirige et assure le contrôle de la qualité de la rédaction et de la correction des documents; garantit la conformité avec le Guide rédactionnel des textes à l’UIT; supervise le fonctionnement des bibliothèques physique et numérique du Bureau.
• Planifie, dirige, coordonne et supervise le déroulement d’activités opérationnelles concernant spécifiquement les manifestations, les conférences, la prestation de services et de solutions et le suivi des activités, y compris les services d’enregistrement, le contrôle des documents et la gestion des bourses à attribuer aux délégués des États Membres qui demandent le soutien financier de l’Union pour participer aux manifestations/activités de l’UIT.
• Contribue aux discussions stratégiques dans le cadre du BDT, et fait rapport aux organes législatifs et consultatifs (Conseil, CMDT, Conférence de plénipotentiaires, GCDT) sur les réunions et conférences de l’UIT-D.
• Fournit un appui en ce qui concerne le choix des lieux, le calendrier, le bon déroulement des préparatifs et la négociation des accords avec le pays hôte en vue des grandes conférences/manifestations, et formule des avis concernant les moyens d’améliorer la visibilité et les retombées des activités, compte tenu des objectifs du BDT.

TÂCHES ET RESPONSABILITE (continuation)

• Participe à des comités et des groupes de travail du Bureau et/ou de l’UIT s’occupant de questions et de politiques diverses, dont il/elle peut être amené(e) à diriger les travaux, tels que le Comité de rédaction du BDT et le Comité des TIC, ou à des organes de l’UIT tels que le Groupe de travail du Conseil sur l’utilisation des langues, les RPM, la CMDT, le GCDT, etc., aux travaux desquels le/la titulaire est appelé(e) à contribuer de manière essentielle.
• Analyse les nouvelles questions en matière de gestion et les politiques/bonnes pratiques connexes, et formule des avis et/ou élabore des recommandations.
• Élabore des plans stratégiques et opérationnels, des procédures et des recommandations reposant sur des indicateurs en vue d’assurer la gestion et l’acquittement des missions confiées à la Division de manière plus efficace et efficiente.
• S’acquitte de toute autre tâche connexe qui peut lui être confiée.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Bonne aptitude à résoudre des problèmes techniques et analytiques et aptitude confirmée à comprendre et à analyser des situations complexes.
• Ingéniosité, esprit d’initiative, discernement et aptitude à négocier.
• Tact, sens de la diplomatie et capacité à travailler efficacement avec des fonctionnaires à tous les niveaux et avec des personnes de nationalité, de culture et de formation différentes.
• Maîtrise de l’outil informatique et connaissance des logiciels de gestion de projets.
• Une connaissance générale du système des Nations Unies serait un atout.
• Capacité à rédiger des rapports sur les réunions et les sujets intéressant l’UIT, en faisant montre de rapidité, de concision et de précision.
   

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Diplôme universitaire supérieur en ingénierie, droit, économie, gestion, sciences sociales ou sciences politiques ou dans un domaine connexe OU formation reçue dans un établissement d’enseignement supérieur de réputation établie, sanctionnée par un diplôme de niveau équivalent à un diplôme universitaire supérieur dans l’un des domaines précités. Pour les candidats internes, un titre universitaire de premier cycle dans l’un des domaines précités, associé à quinze années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer le titre universitaire supérieur à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins dix années d’expérience à des postes à responsabilité croissante dans le domaine de la gestion de conférences et de réunions, dont au moins cinq ans au niveau international. Expérience confirmée de la gestion d’une équipe dans un environnement multiculturel et multilingue, ainsi que de la gestion de projets; aptitude à s’adapter au changement pour obtenir des résultats.
Un doctorat dans un domaine connexe peut être considéré comme équivalent à trois années d’expérience professionnelle.

Langues:

Connaissance de l’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage. (Selon les dispositions de la Résolution 626 du Conseil, l’assouplissement des conditions requises en matière de connaissances linguistiques peut être autorisé pour les candidats ressortissants de pays en développement: lorsque les candidats de ces pays possèdent une connaissance approfondie de l’une des langues officielles de l’Union, leur candidature pourra être prise en considération).

DROITS ET PRESTATIONS

Salaire:
Le traitement annuel total se compose d’un traitement annuel net (net d’impôts et avant déduction des contributions à l’assurance maladie et à la Caisse des pensions) en dollars USD et d’une indemnité de poste (indemnité de cherté de la vie). L’indemnité de poste est variable et peut être modifiée sans préavis, conformément aux taux fixés dans le régime commun des Nations Unies pour les traitements et les prestations.

Salaire annuel à partir de $ 92,731 + indemnité de poste $ 82,067

Les autres indemnités et prestations sont soumises aux conditions particulières de l’engagement, merci de vous référer à:

https://https://jobs.itu.int/content/Ce-que-nous-offrons/?locale=fr_FR